Первые клиенты уже есть в твоём телефоне
Вопрос, где брать клиентов организатору праздников, пугает новичков сильнее всего остального. Кажется, что нужны сайт, реклама, портфолио и громкое имя. На старте ничего этого не нужно: первых клиентов ивент-менеджер почти всегда находит среди людей, которые его уже знают. Заказчиков в ивенте хватает на всех — насколько велик рынок событий, настолько же велик и разнообразен рынок клиентов.
Упражнение «30 контактов»
Выдели час-полтора, возьми телефон и пройдись по всем контактам: записная книжка, мессенджеры, соцсети. Выпиши минимум 30 человек, которым в ближайшее время может понадобиться какое-то событие. Лучше 50, а если выйдет 100 — отлично. Кто это может быть:
- одноклассники, однокурсники, бывшие и нынешние коллеги;
- родственники, в том числе дальние;
- друзья из соцсетей и те, кто смотрит твои сторис;
- знакомые предприниматели — им бывают нужны бизнес-завтрак, партнёрская встреча, праздник для команды;
- друзья, которые работают в крупных компаниях и отвечают там за внутреннюю жизнь или знают, кто за неё отвечает.
Напротив каждого имени подпиши, что ему может быть нужно: «у сына скоро день рождения», «юбилей мамы», «десять лет свадьбы», «компания отмечает Новый год». Удобно разбить список по типам событий — детские праздники, юбилеи, свадьбы, корпоративы — и раскладывать людей по ним.
На этом шаге никому не звони и не пиши. Сначала просто увидь, сколько вокруг тебя потенциальных заказов. Обычно здесь страх «у меня нет клиентов» и сдувается.
Кого выбрать первым
Ищи в списке того, у кого событие не раньше чем через месяц-полтора. Этого времени хватит, чтобы спокойно подобрать площадку, посчитать смету, придумать программу, найти подрядчиков и ничего не забыть. Праздник «на послезавтра» для первого проекта — лишний стресс.
Как заговорить с людьми из списка
Не рассылай всем одно и то же сообщение «я теперь организую праздники, обращайтесь». Его пролистают. Пиши лично и по поводу: «Слышал, у Маши скоро пять лет — уже думали, как отмечать?» Расскажи, что конкретно ты берёшь на себя: площадку, программу, ведущего, торт, подрядчиков, тайминг, — чтобы хозяин праздника в свой день был гостем, а не завхозом. Предложи созвониться на полчаса и обсудить идею. Дальше в дело идут правильные вопросы: какая цель, сколько гостей, на какой бюджет рассчитываете.
Говорить ли, что ты только начинаешь? Решай сам. Можно честно сказать, что ты осваиваешь профессию и ищешь первый проект, — многие охотно соглашаются помочь. Можно сразу работать как организатор и за деньги. Главное — не обещать того, в чём не уверен, и не браться за масштаб, который пока не потянешь.
Какие бывают клиенты и зачем им праздник
Когда список готов, полезно понимать, с кем ты будешь говорить. Заказчиков событий условно делят на три группы.
Частные клиенты
Дни рождения, юбилеи, свадьбы, выпускные, детские праздники. Здесь событие — это эмоции, статус и вау-эффект: оно должно запомниться и стать знаковым в жизни человека. Частники готовы платить за идеи, которые по-настоящему цепляют, если ты убедительно объяснишь, что даст каждое решение. Но будь готов и к обратной стороне: это самые эмоциональные заказчики. Бывает, человек за неделю или за три дня до события говорит «я передумал». Поэтому предоплата и договор нужны даже со знакомыми.
Малый и средний бизнес
Компании, которые не представлены по всей стране, но живут в твоём городе. Им нужны открытия, презентации, встречи с партнёрами, праздники для команды. Владельцу некогда разбираться в ведущих и подрядчиках: он хочет, чтобы задачу закрыли, и выбирает по балансу цены и качества. Бюджеты бывают любые — от маленьких до вполне серьёзных.
Корпорации
В «Авентуре» их называют «заводы-пароходы»: банки, ритейл, связь, промышленность. Бюджет на мероприятия у них закладывают в годовой план, а поводов много: Новый год, 23 февраля и 8 марта, профессиональные праздники, день компании, спортивные и семейные выезды, конкурсы профмастерства. Но и заказчики там опытные: HR-директор знает рыночные цены и хочет, чтобы каждый рубль в смете отработал. Для новичка это чаще следующий шаг, чем первый.
С кем ты будешь говорить
В компаниях — с HR, отделами внутренних коммуникаций, маркетологами, пиарщиками, иногда с офис-менеджером. В небольшом бизнесе и у частных клиентов — с владельцем или его помощником. Четыре правила работают с любым заказчиком:
- Отвечай быстро. Скорость реакции сейчас решает многое: пока ты раздумываешь, клиент пишет следующему.
- Выясняй настоящую цель. Она есть у компании, у руководителя и лично у человека, который тебе написал.
- Выходи на того, кто принимает решение. Если перед тобой исполнитель, которому поручили «найти организатора», узнай, кто будет выбирать, и постарайся поговорить с ним.
- Помни, что люди покупают у людей. Даже за крупной корпорацией стоит конкретный человек, и договориться нужно именно с ним.
С кого начать новичку
Проще всего стартовать с частных праздников и небольшого бизнеса. Решение там обычно принимает один человек, путь от первого разговора до события короче, а ошибка на детском дне рождения стоит меньше, чем на конференции для тысячи человек. Не кидайся сразу на крупнейших заказчиков города, которых можно пересчитать по пальцам: сначала набей руку на выявлении потребностей, работе с возражениями и сметах на небольших проектах. Корпорации никуда не денутся, а к разговору с опытным HR-директором ты придёшь уже с кейсами.
Как расширять поток заказов после первого праздника
Нырни в местную ивент-тусовку
В каждом городе есть свой ивент-мир: ведущие, диджеи, артисты, шоу-балеты, фотографы, декораторы, агентства. Подпишись на них, следи за их проектами, вступи в профильные ивент-чаты. Это даёт сразу три вещи. Ты видишь, как делают события в твоём городе. Ты заранее знаешь, кому звонить, когда понадобятся фотограф, кейтеринг или торт. И ты сам становишься для этих людей знакомым лицом, а в ивенте многое держится на знакомствах и рекомендациях.
Прокачивай насмотренность — из неё берётся уверенность
Клиента нельзя убедить в том, чего ты сам ни разу не видел. Ходи на всё, что происходит в городе: День города, Масленица, фестивали, выставки. Смотри записи больших церемоний — открытие Олимпийских игр, «Оскар». Замечай детали: как встречают гостей, где провисает программа, что люди снимают на телефоны. Чем больше ты видел, тем спокойнее и увереннее говоришь с заказчиком. А уверенный организатор продаёт лучше того, кто извиняется за свою цену.
Делай так, чтобы о тебе рассказывали
Первый праздник — твоя главная реклама. Гости запоминают детали, которые кажутся мелочью. На одном из мероприятий «Авентуры» в Петербурге гостям заранее приготовили брендированные белые зонты и пледы на случай капризной апрельской погоды. Во время салюта пошёл дождь, и толпа под одинаковыми белыми зонтами стала самым ярким кадром вечера. Один из гостей потом признался, что именно это запало ему в душу. Продумай такую деталь для своего первого заказчика, сними процесс и результат, попроси отзыв. Довольный клиент приводит следующего, и сарафан начинает работать раньше любой рекламы.
Бери часть большого проекта
Ещё один путь к заказам — не искать сразу собственного клиента, а прийти в чужой проект. Большим событиям нужны люди на отдельные зоны ответственности: встреча гостей, работа с артистами, площадка, логистика участников. Взяв такую зону, ты увидишь изнутри, как устроено большое мероприятие, познакомишься с подрядчиками и организаторами — а они потом зовут тех, с кем уже сработались.
И не держись за всех подряд. Со временем ты заметишь, что клиенты бывают разные. Одним нужен только самый дешёвый вариант, другим — бесплатные идеи для своего постоянного подрядчика. На старте можно снизить планку и взять проект ради опыта и портфолио. Но делай это осознанно, а не из страха, что другого клиента не будет. Клиентов много, а ты один: время, которое уходит на тех, кто не собирается заказывать, ты отнимаешь у тех, кто собирается.
Когда первые праздники сделаны, пора думать о системном потоке заявок. Как искать заказчиков на уровне агентства, разобрано в статье о том, как ивент-агентству найти клиентов, а о рекламе и соцсетях — в материале о продвижении услуг организации праздников.