Как устроиться в ивент-агентство без опыта и связей

Как устроен найм в ивент-агентстве

Если ты думаешь, как устроиться в ивент-агентство, сначала разберись, как агентство ищет людей. Тогда станет понятно, где новичок теряет шансы, а где может обойти кандидатов с красивым опытом. Ниже — как это устроено в агентстве «Авентура», которое 15 лет делает корпоративные мероприятия и регулярно нанимает ивент-менеджеров.

Первое, что стоит знать: конкурс огромный. На одну вакансию в ивент-агентстве приходит 100, 150, а иногда и 200 откликов. Желающих работать в событиях много, поэтому в «Авентуре» резюме почти не читают. Позиция Михаила Глушенкова, основателя агентства, простая: в резюме можно написать что угодно, и проверить это невозможно. Людей оценивают при личном общении.

И всё же пробиваться стоит: по мнению Михаила, агентство — самый стабильный способ наработать портфолио, постепенно переходя от маленьких задач к средним мероприятиям, а потом и к самым крупным. Такой опыт трудно получить в одиночку.

Путь кандидата

1. Отклик на вакансию. Всё начинается с отклика на hh.ru. Это вход в воронку найма, и других входов нет.
2. Онлайн-собеседование. Агентство старается позвать на первый этап как можно больше людей. Формат менялся: индивидуальные встречи, групповые онлайн-собеседования — это не принципиально.
3. Задание на собеседовании. Кандидату дают задачу и смотрят и на ход решения, и на результат.
4. Первые месяцы. Новичка за 1–3 месяца учат всему нужному, и к третьему месяцу он должен начать брать проекты.

Две ошибки отсеивают больше кандидатов, чем отсутствие опыта. Первая — не прийти на собеседование, на которое тебя позвали. Такого человека сразу вычёркивают: если он не держит простую договорённость, как доверить ему мероприятие? Даже перенос оставляет неприятный осадок. Вторая — пытаться пробиться в обход: писать на общую почту, звонить в офис. Это кажется индивидуальным подходом, но на деле такие письма просто теряются — у команды нет лишних получаса, чтобы искать и отдельно приглашать одного человека. Надёжнее откликнуться и не пропустить приглашение.

Что смотрят на собеседовании и как показать себя

О прошлом опыте на собеседовании в «Авентуре» спрашивают меньше всего. Образование тоже не решает. Оценивают перспективу: насколько человек готов брать ответственность, проявлять инициативу и насколько он адекватен.

Три качества, ради которых берут новичка

• Проактивность. Многие живут по принципу «инициатива наказуема» и никогда не вызываются первыми. Это сразу видно, и таких кандидатов не берут. Исполнитель, который хорошо делает только то, что сказали, агентству не нужен. Нужен человек, который анализирует ситуацию и предлагает решение, даже если его об этом не просили.
• Горящие глаза плюс адекватность. Одного энтузиазма мало. Важно понимать, зачем компании вообще заказывают мероприятия: мероприятие для сотрудников повышает их лояльность, для клиентов — продажи, открытие завода работает на имидж. Кто это понимает, тот говорит с клиентом на одном языке.
• Стрессоустойчивость. Ответственность означает риски и неизвестность: нет гарантии, что всё пойдёт по плану. Кто готов это выдержать, получает свободу выбирать площадку, идею и формат.

Резюме, портфолио и тестовое

Резюме пусть и не решает, но может помешать. Главная ошибка — отправлять резюме офис-менеджера на вакансию ивент-менеджера. Прочитай вакансию и напиши резюме под неё. Перечисли конкретные мероприятия, к которым ты имел отношение, и их масштаб: сколько гостей, какая была твоя роль. В начале подойдёт всё — день рождения, который ты организовал для друзей, волонтёрство на городском празднике, школьный выпускной.

Портфолио у новичка обычно скромное, и это нормально. Сильнее работает насмотренность. В «Авентуре» считают, что уверенность в разговоре с клиентом держится на том, что ты видел своими глазами. Смотри церемонии открытия Олимпиад, крупные премии, ходи на городские фестивали, Масленицу, выставки и иммерсивные шоу. На собеседовании это чувствуется: человек, который может разобрать чужое мероприятие по косточкам, заметно выделяется.

На тестовом задании важен не только ответ, но и путь к нему. Покажи, как ты рассуждаешь: какие вопросы задал бы клиенту, что предусмотрел на случай форс-мажора, где заложил запасной вариант. Если что-то непонятно — спроси. Это не слабость, а та самая коммуникация, на которой держится ивент.

Портфолио можно собрать и самому. Михаил Глушенков напоминает, что многие известные проекты начинались с того, что кто-то проявил инициативу: сделал тематический фестиваль, интеллектуальный клуб со своей игрой или любительский спортивный забег и нашёл под это спонсоров. Даже небольшое собственное мероприятие показывает работодателю, что ты умеешь доводить идею до результата.

Чек-лист подготовки к собеседованию

• проверь дату, время и ссылку на встречу, поставь напоминание;
• изучи портфолио агентства и выбери пару проектов, о которых можешь поговорить;
• вспомни 2–3 ситуации, где ты сам взял на себя задачу, которую никто не поручал;
• разбери одно мероприятие, на котором был гостем: что сработало, что бы ты изменил;
• сформулируй, зачем компании заказывают события и как ты это понимаешь;
• подготовь свои вопросы агентству: какие проекты, как устроено обучение, как распределяются роли.

Ты тоже выбираешь агентство

Собеседование — встреча двух сторон. Изучи портфолио агентства, посмотри, какие у него проекты и какие люди там работают. Есть агентства, которые собирают события из того, что было под рукой, и демпингуют, лишь бы продать дешевле. Опыт там получишь, но не тот, который потом захочется показывать.

С какой роли заходить в агентство и как расти

Работу в агентстве в «Авентуре» считают самым надёжным и быстрым способом получить разнообразный опыт. Стартовать можно не с позиции «ведущий менеджер проекта», а с узкого направления. Кто-то на всех проектах берёт логистику, кто-то шоу-программу и работу со сценой, кто-то технику и застройку: где ставить сцену, какой свет, экраны. В крупных агентствах есть выбор и по форматам — спартакиады, тимбилдинги, конференции, протокольные мероприятия. Что тебе достанется, зависит от того, как ты себя проявишь. Как выглядит работа на подхвате у опытного организатора, подробно разобрано в статье про помощника ивент-менеджера.

Дальше всё зависит от тебя. Если с каждым разом получается лучше, руки не опускаются и ты продолжаешь брать ответственность, довольно скоро начнёшь вести проекты — сначала небольшие, потом средние и крупные, а затем и управлять другими менеджерами. Обычно на это уходит 2–3 года.

Первые месяцы в агентстве — это работа на реальных проектах, а не лекции. Перед каждым мероприятием команда распределяет зоны: кто-то берёт площадку, кто-то застройку и брендинг, кто-то логистику гостей. Сначала каждому дают вызваться самому, потом руководители смотрят, справится ли человек, и при необходимости ставят его в пару к опытному коллеге. Новичку часто достаются мелкие поручения — и это нормальный этап, а не приговор. Надёжность проверяется на простых вещах: сделал ли в срок, сообщил ли о проблеме сразу, зафиксировал ли договорённость с подрядчиком письменно. Кто проходит эту проверку, получает блок побольше, а потом и небольшое мероприятие целиком. Среди сотрудников «Авентуры» много тех, кто проработал несколько лет, а потом ушёл на фриланс, на сторону клиента или открыл своё агентство.

Что стоит знать до выхода на работу

• Темп высокий. Агентство — малый бизнес, и каждое рабочее место должно давать результат. Утром один проект, днём другой, вечером созвоны с клиентом и подрядчиками, а ещё счета и акты.
• Зато есть команда. Если заболел перед мероприятием, коллеги подхватят. Шишки можно набивать на фрилансе, теряя деньги и клиентов, а можно учиться на чужих ошибках рядом с наставниками.
• Доход сдельный. В большинстве агентств есть минимальный оклад, а остальное зависит от проектов и твоего вклада.
• Офис на старте. «Авентура» нанимает новичков в офис: удалёнка подходит не всем. Кто показал себя ответственным, потом может работать из любого города при условии, что приедет на мероприятие.

Вакансии ивент-агентств — не единственная дверь. Можно работать на стороне клиента: в HR, пиар- или маркетинговом отделе крупной компании, где есть и задачи, и бюджет на мероприятия. Но туда проще попасть уже с опытом. Какие навыки понадобятся на любом из этих путей, смотри в разборе что должен уметь ивент-менеджер.

Итог простой: связи и опыт помогают, но не решают. Откликнись на вакансию, приди на собеседование вовремя, покажи, что умеешь думать решениями и не боишься ответственности. В ивенте ценят тех, кто делает, а не тех, кто красиво пишет о себе.