Координатор мероприятий приезжает первым и уезжает последним
Координатор мероприятий — человек, на котором держится день события. Концепцию придумали, смету согласовали, сценарий написан, но всё это превращается в праздник только на площадке, в реальном времени. День Х состоит из трёх частей: монтаж, само событие и демонтаж. Организатор приезжает раньше всех, ещё до монтажа, и уезжает последним, когда всё разобрано и все довольны.
В агентстве «Авентура» повторяют: наша работа — не креатив и не дизайн, а менеджмент. Коммуникация с клиентом, подрядчиками, площадкой, и контроль на каждом шаге. Если на подготовке что-то проскочил, ты не сэкономил время — ты просто встретишься с этим в день события. А перенести день Х нельзя: это не стройка, где сдачу объекта двигают на месяц. Гости приедут в назначенный час, готов ты или нет.
Монтаж: что проверить до прихода гостей
Приезжаешь с чек-листом — бумажным или в телефоне, неважно. По мере готовности каждой позиции ставишь галочку, к концу монтажа должен быть заполнен весь список. Не надейся на память, даже если мероприятие маленькое: чек-лист нужен всем.
- Заезд. Подрядчики знают, к какому входу подъехать, у них заранее есть карта проезда, вход открыт. На серьёзных площадках пускают только по спискам людей, машин и оборудования, иногда по паспортам. Списки подаёшь заранее, а в день монтажа сам проверяешь, что охрана о них знает.
- Люди площадки. Найди вахтёра и банкетного менеджера, выясни, где гримёрки, пультовая, технические помещения. Подпиши гримёрки: где ведущий, где шоу-балет, где кавер-группа.
- Сверка с подрядчиками. Декораторы часто заходят в пять утра. Приехал позже — подойди, поздоровайся и спроси: мы укладываемся, к 15:00 всё будет готово? Никто не обидится, а ты узнаешь о проблеме, пока её ещё можно решить.
- Туалеты. У строителей есть правило: первым делом на объекте ставят туалет. Возьми его на вооружение и проверь, в каком они состоянии после вчерашнего банкета.
- Финальная уборка. Её выпускают в самом конце монтажа, за 30–40 минут до гостей. Уборщицы со швабрами во время велкама — признак, что ты не успел.
Полная готовность — это когда всё включено и работает, пультовая на месте, артисты за кулисами, ведущий в костюме с микрофоном, играет фоновая музыка, фотограф, хостес и аниматоры на своих точках. Если осталось время, пройди по площадке ещё раз и найди, что улучшить. Такая «вишенка на торте» и отличает подрядчика на один раз от партнёра, к которому возвращаются годами.
Связь и команда на площадке
Первое, что делают на поле боя, — устанавливают связь. Приехал на площадку — обеспечь связь со всеми. Минимум — общий чат в мессенджере, где вся команда в одном информационном поле. Лучше — рации. Идеально — интеркомы: гарнитура с одним наушником и микрофоном, связь в обе стороны прямо сейчас. Опустил микрофон — говоришь, поднял — слушаешь. Это экономит тысячи шагов: клиент что-то попросил, и тебе не нужно бежать через весь зал в пультовую. Покупать такое оборудование необязательно, его недорого арендуют на день.
Второе — познакомься с охраной. Поздоровайся, введи в курс дела: сегодня гуляют, скажем, мужчины-строители, выпьют прилично, давайте вместе приглядывать. Такой разговор на старте экономит массу времени потом. Координатор — не суровый человек в очках и с гарнитурой, который всех строит, а человек коммуникации. Атмосфера, которую ты задаёшь за кулисами, потом ощущается и в зале.
Кто нужен на площадке
Главное правило: у каждой задачи ровно один ответственный. Нет ответственного — задача не сделается. Несколько ответственных — значит, не отвечает никто. И один человек физически не может быть в двух местах одновременно. Событие на 10–100 гостей опытный организатор проводит сам. На крупном нужна команда:
- Режиссёрско-постановочная группа. Режиссёр в пультовой напротив сцены и два помощника — у левой и правой кулис. Они следят, чтобы артисты стояли за кулисами за 3–5 минут до выхода, с реквизитом и микрофонами. Если программа — ведущий с диджеем, режиссёр не нужен.
- Технический директор при большом объёме звука, света, экранов и конструкций. Если монтаж идёт ночью, нужен ещё менеджер по застройке: оставить технику без присмотра до утра — значит утром обнаружить, что ничего не готово.
- Логистика для выездных событий: встреча в аэропортах и на вокзалах, автобусы по расписанию, хостес, которые по дороге рассказывают о программе. С этого для гостей и начинается событие.
- Менеджеры параллельных зон. Главная сцена, детская площадка, шатры — у каждой свой человек, на большом фестивале хотя бы один на две-три зоны.
- Волонтёры работают за другую мотивацию, поэтому над ними ставят тимлидов, а на одну роль лучше двух человек.
Отдельно продумай питание команды: посменный график и место, где выдают еду. Иначе в самый неподходящий момент кто-то уйдёт за шавермой, и на его точке образуется дыра.
Если ты только начинаешь, возьми помощника, даже на небольшое событие. Но сразу распиши, что он делает. Человек без функции будет ходить с телефоном как гость — и выставит тебя в невыгодном свете. Задачу ставь как положено: что сделать, к какому сроку и в каком виде. Не «поснимай там как умеешь», а «фотоотчёт за три дня, минимум 200 фото, по папкам, ссылка менеджеру». Дай полномочия решать мелочи самостоятельно и проверяй промежуточный результат. Это не недоверие, а профессионализм. Подробнее о том, с чего начинают в этой роли, — в статье о помощнике ивент-менеджера.
Форс-мажоры, тревожный клиент и финал дня
Форс-мажоры бывают всегда, какой бы большой ни была команда и классной — площадка. Подрядчик застрял в декабрьской пробке, у грузчиков не хватает рук, ведущий заболел. Держи в рукаве запасных технических подрядчиков и проверенного ведущего, который приедет срочно. Если подрядчик взял двух грузчиков вместо десяти и не успевает, одного «ускоряйтесь» мало: дозаказывай людей, даже за свой счёт, и будь готов сам стать дополнительными руками. Однажды менеджеры «Авентуры» всей командой открывали шампанское и разливали по бокалам: гости вот-вот спускались с конференции, а официанты не успевали. Это исключение, но готовым к нему нужно быть.
Официантов контролируй без перегибов: не дёргай по каждому поводу, но если что-то разбилось или пролилось, первым к банкетному менеджеру бежишь ты. Если сервис площадки плох в принципе, в моменте его не исправить — это повод не приводить сюда клиентов снова. А чтобы таких сюрпризов было меньше, заранее съезди на площадку и закажи фуд-тест. И не расслабляйся насчёт безопасности: однажды в Петербурге из гримёрки прямо во время события украли скрипку артиста. Отвечает за такое в итоге организатор.
Тревожный клиент на площадке
В день Х вместе с тобой на площадку приезжает контактное лицо клиента — HR, пиарщик, офис-менеджер, тот, кто готовил проект с тобой месяцами. Часто это человек тревожный: в зале всё его руководство, он отвечает головой. Что с этим делать:
- Ещё на подготовке выясни его личную цель на это событие — она есть всегда, наряду с целью компании и директора.
- Проходите чек-лист вместе, пункт за пунктом, и до события, и в сам день. Согласовывай всё, вплоть до цвета скатертей и числа официантов на стол. Чем больше клиент знает заранее, тем спокойнее он на площадке.
- Закрепи за ним одного персонального менеджера, который весь вечер рядом и на любой вопрос сразу даёт развёрнутый ответ: ведущие заканчивают блок, артисты готовы, торт в холодильнике.
- Не заражайся его паникой. Главный на площадке в этот день ты. Общайся как партнёр — на равных, без заискивания и без высокомерия.
- О проблемах со сроками и поставками сообщай заранее и сразу с вариантами решения: вот ситуация, вот варианты А, Б и В. Мелкий форс-мажор, который ты решил сам на площадке, клиенту можно и не пересказывать.
И выспись накануне. Координатор с мешками под глазами и немытой головой — повод для клиента запаниковать, даже если всё идёт по плану.
Когда гости ушли
Для гостей праздник закончился, для тебя начинается демонтаж. Сначала гостей нужно проводить — это может занять от получаса до часа. Потом проконтролируй, чтобы подрядчики приехали вовремя: площадку обычно дают на жёсткий срок, и к утру от вас не должно остаться следа. Обойди зал, загляни под каждый стол, забытые вещи сфотографируй и передай банкетному менеджеру. Остатки алкоголя пересчитай вместе с площадкой и тоже сфотографируй. Собери закрывающие документы: акты со всеми подрядчиками, а с теми, кому платил наличными, — расписки. И подгоняй фото- и видеоотчёт: чем быстрее он будет у клиента, тем быстрее закроется проект и начнётся следующий. А свериться со всем списком дел до и после дня Х поможет чек-лист организации мероприятия.