Что делает ивент-менеджер: работа изнутри, без глянца

Что делает ивент-менеджер на самом деле

Коротко о том, что делает ивент-менеджер: он превращает идею мероприятия в реальное событие, которое проходит точно в назначенный день и час. Звучит просто, но за этим стоят месяцы переговоров, расчётов, согласований и контроля. Михаил и Евгения Глушенковы, основатели агентства «Авентура», 15 лет делают мероприятия для компаний — от закрытого ужина на несколько человек до праздника на 10 000 гостей на городской площади. Их главный вывод: эта работа — не креатив и не тусовка, а менеджмент. Работа с клиентом, с подрядчиками, с площадкой — и всё это под постоянным контролем.

У профессии есть особенность, которой нет почти нигде. Стройка может сдать дом позже, программисты — перенести релиз. Мероприятие перенести нельзя: на день X завязаны сотни людей. Каждое событие собирается с нуля и случается один раз — это не спектакль, который отрепетировали и показывают год. Права на ошибку нет.

Для компаний мероприятие — инструмент, а не просто праздник. Корпоратив для сотрудников нужен, чтобы люди дольше оставались в компании. Событие для клиентов — чтобы росли продажи. Открытие завода работает на имидж. Ивент-менеджер понимает эту цель и подбирает под неё формат, программу и атмосферу.

Как выглядит обычный рабочий день

Утро начинается с потока писем, заявок и сообщений в мессенджерах. Допустим, с сайта пришла заявка: имя, телефон, запрос на спартакиаду. Можно долго рассматривать её и гадать, откуда пришёл клиент. А можно сразу позвонить. В «Авентуре» считают, что скорость здесь решает всё: та же заявка ушла ещё в 10–15 агентств, и клиент запомнит того, кто откликнулся первым. Особенно если позвонить, пока человек ещё на сайте.

Не взяли трубку — напиши в мессенджер. Не ответили там — отправь обычное СМС. Менеджерам в агентстве говорят так: дверь закрыта — лезь в окно, окно закрыто — ищи форточку. Потом в течение дня — два-три проекта в разной стадии, созвоны с подрядчиками, согласования с клиентом, счета, акты. Большая часть этой работы проходит за ноутбуком, а не на сцене.

Из каких этапов состоит проект

Форматы разные — банкет, конференция, спартакиада, выездной фестиваль, онлайн-трансляция. Но структура у всех похожая, и на каждом этапе ивент-менеджер отвечает за результат.

1. Задача и цели. Первый звонок, выяснение вводных: зачем мероприятие, для кого, сколько гостей, какой бюджет и сроки.
2. Идея и концепция. Клиент чаще всего не знает, чего хочет, и ждёт идею от агентства. Отсюда рождается концепция и ключевое визуальное решение — key visual, который потом повторяется везде, от фотозоны до экрана на сцене.
3. Площадка. Подбор и обязательная инспекция: хватит ли места под столы и танцпол, нет ли колонн, закрывающих сцену, что есть из техники. Иногда площадка — пустой ангар или чистое поле без электричества и туалетов, и привозить приходится всё.
4. Смета и подрядчики. Техника, декор, кейтеринг, артисты, ведущие, фото и видео. С каждым — чёткое ТЗ, согласованный тайминг и все договорённости в письменном виде.
5. Дизайн, брендинг, сувенирка. Макеты согласуются с клиентом, иногда до последних дней. Брендинг — это то, что гости увидят первым.
6. Сценарий, тайминг, команда. Программа превращается в тайминг, тайминг — в сценарий. Под масштаб собирается команда. На мероприятие на 500 гостей вместе с артистами может работать около ста человек.
7. Монтаж, событие, демонтаж. Организатор приезжает первым и уезжает последним. Всё сверяет по чек-листу и решает то, что пошло не по плану.
8. Закрытие проекта. Фото- и видеоотчёт, акты и расписки со всеми подрядчиками, разбор ошибок.

Сам день события выглядит так. Первым делом организатор налаживает связь: на крупных проектах это интеркомы — гарнитуры, по которым команда слышит друг друга в реальном времени. Дальше — обход подрядчиков с вопросом «мы укладываемся в тайминг?», знакомство с охраной, проверка гримёрок и туалетов. Уборка заканчивается до прихода гостей, к велкаму всё включено и работает. А когда последний гость ушёл, начинается демонтаж: площадку нужно освободить к оговорённому часу, найти забытые гостями вещи и подписать акты с подрядчиками.

Подготовка крупного проекта занимает 3–4 месяца, хотя бывает, что конференцию с гала-ужином собирают с нуля за три недели. Подробный порядок шагов с дедлайнами есть в статье план подготовки мероприятия.

Пример из практики «Авентуры»: гала-ужин после конференции в Петербурге проходил в пустом манеже — пол, стены и потолок. За сутки монтажа там появились сцена, экран, свет, мебель, кухня кейтеринга и декор под потолком, а вечером в этом зале играл танцующий оркестр из 30 музыкантов. Такое превращение и есть та часть работы, ради которой многие приходят в профессию. Только за ним стоит десяток согласованных графиков заезда.

Другой пример — конкурс профессионального мастерства для водителей крупной торговой сети. Площадкой была обычная парковка у стадиона: асфальт и разметка. Проект готовили четыре месяца. Команда ездила на замеры, сверялась со спутниковыми снимками и метр в метр расчерчивала, где встанут сцена, три трассы для грузовиков разного размера, шатры питания и туалеты. Отдельно продумали, что делать, если пойдёт дождь. Он пошёл три или четыре раза за день, и программа всё равно прошла целиком.

Главный навык ивент-менеджера и мифы о профессии

Главный навык — переходить от слов к делу

Главным навыком ивент-менеджера в «Авентуре» называют не креативность, а умение действовать. Работа держится на трёх вещах: скорость, действие и регулярность. Человек, который прочитал все книги про ивент, но ни разу ничего не организовал, проиграет новичку, который делает, ошибается, исправляет и снова делает. Ошибки здесь — главный учитель, а страх уходит только с повторением. Даже тем, кто боится телефонных звонков, становится легко, когда звонки входят в ежедневную практику.

Второе, что отличает профессионала, — реакция на форс-мажор. Ивент держится на людях, а где люди, там человеческий фактор. Опоздал подрядчик, у пианиста слишком низкая банкетка, пошёл дождь на уличной сцене. Важно не то, что случилось, а как быстро ты вырулил. Идеальный вариант — так, чтобы гости решили, что это было задумано.

Пять мифов о работе ивент-менеджера

• «Это вечный праздник». Праздник — у гостей. У организатора — чек-листы, ночной монтаж и пересчёт остатков после ухода последнего гостя.
• «Главное — креатив». Идея важна, но без контроля на каждом этапе она не доживёт до дня X. Всё пропущенное на подготовке всплывёт в день события.
• «Опытным подрядчикам можно верить на слово». Даже подрядчику с двадцатилетним стажем стоит задать вопрос «мы в тайминге?». Проверять — это профессионализм, а не недоверие.
• «Хочешь сделать хорошо — сделай сам». Эта установка — потолок роста. Один человек физически не может быть везде, поэтому ивент-менеджер учится делегировать: ставить задачу с ТЗ и сроком, давать полномочия и проверять промежуточный результат.
• «Нужно режиссёрское образование». Агентства смотрят на инициативность, ответственность и понимание, зачем клиенту мероприятие. Остальному учат на проектах.

Работа нервная. В «Авентуре» её в шутку ставят на третье место по стрессу после пожарных и полиции. Но есть и обратная сторона. Ивент-менеджер работает с тем, что нельзя потрогать и измерить, — с настроением людей. Свет, звук, видео, слова ведущего, даже запахи — всё это инструменты, которыми ты ведёшь зал через удивление, смех и растроганность. Момент, когда ты стоишь за кулисами с интеркомом и видишь перед собой сотни людей ровно в том состоянии, которое вы задумывали с режиссёром, объясняет, почему люди остаются в профессии годами.

Где работает ивент-менеджер

• В агентстве. Самый быстрый рост: много клиентов и форматов, наставники рядом, но и высокий темп — несколько проектов параллельно.
• На стороне клиента. Отдел HR, внутренних коммуникаций или маркетинга крупной компании. Один работодатель и меньше стресса, но больше бюрократии: бюджет надо согласовать, утвердить и провести через тендер.
• На фрилансе. Свобода и возможность работать из любой точки, но нет оклада, а связи с клиентами и агентствами приходится поддерживать самому.
• В своём агентстве. Высший уровень, но начинать с него в «Авентуре» не советуют: сначала стоит поработать на кого-то и набить шишки не за свой счёт.

Если хочешь попробовать, начни с разбора, как устроиться в ивент-агентство: это самый быстрый способ увидеть все этапы работы вблизи.