Главный навык ивент-менеджера
Если разобраться, как стать ивент-менеджером с нуля, выясняется: профессия — не набор разрозненных умений, а цепочка, где каждый шаг опирается на предыдущий. Ивент-менеджер (он же event- или эвент-менеджер) ведёт событие от первого разговора с заказчиком до последнего гостя, ушедшего с площадки. Перескочишь через звено — и всё, что дальше, строится на песке.
Но прежде чем идти по шагам, стоит понять, какой навык держит на себе все остальные. Мероприятие случается один раз. Стройку можно сдать позже, релиз программы перенести, а корпоратив на 300 человек в назначенную субботу состоится при любой погоде. Права на ошибку нет, поэтому по уровню стресса ивент ставят сразу после пожарных и полиции.
От слов к делу
В агентстве «Авентура» главным называют умение перейти от слов к делу. Без звонка клиенту не будет мероприятия, без переговоров с подрядчиком — тоже. Это не реклама, где настроил кампанию и она крутится сама: здесь каждое действие — разговор с живым человеком. Страх позвонить, написать, задать неудобный вопрос уходит только одним способом — когда делаешь это каждый день.
Вторая часть главного навыка — реакция на сбой. Где люди, там человеческий фактор, и что-то обязательно пойдёт не так. Замереть и паниковать — худший вариант. Лучший — быстро принять решение и вырулить так, чтобы гости решили: так и было задумано. Эта способность тоже растёт только из повторений.
Дорожная карта: бриф, концепция, площадка, смета
1. Бриф: научиться задавать вопросы
Каждое событие начинается с брифинга — встречи на 30–40 минут, где вопросы задаёшь ты. Не сухая анкета, а живой разговор, но с обязательными блоками:
- Цель. Зачем компании это событие. «Весело отпраздновать» — не цель, с таким запросом клиенту нужно помочь её сформулировать.
- Базовые вводные. Дата и готовность её сдвинуть, число гостей, соотношение мужчин и женщин, кто эти люди — линейный персонал или топ-менеджеры, для сотрудников событие или для клиентов.
- Прошлый опыт. Что уже было, что понравилось и что нет, кто выступал — чтобы не предложить хедлайнера, который пел у них в прошлом году.
- Атмосфера. Какое настроение должно быть у гостей, что они должны запомнить, есть ли референсы.
- Бюджет. Потолок, с НДС или без, форма и порядок оплаты, кто согласует смету. Если прямо не отвечают, помогают косвенные вопросы: например, планируют ли звать хедлайнера или хватит кавер-группы и диджея.
- Скрытые мотивы. Как вас нашли, сколько ещё подрядчиков участвуют, реальны ли сроки.
Держи в голове, что целей всегда как минимум три: цель компании, цель руководителя, который принимает решение, и личная задача человека, который к тебе обратился. Попадёшь во все три — получишь клиента надолго.
Всё фиксируется: блокнот, заметки, запись созвона. А если на живой встрече что-то осталось недосказанным, пригодится приём, который в агентстве называют «вопрос Коломбо»: попроси проводить тебя до лифта и задай неудобный вопрос по дороге. В коридоре люди расслабляются и говорят то, о чём молчали в переговорке.
2. Идея и концепция
Идея без воплощения — просто воздух. Она рождается от цели клиента, а концепцией становится, когда обрастает инструментами: программой, визуальным стилем, артистами, техникой. Идея — скелет, концепция — скелет с мышцами. Именно концепция часто решает, кого выберут: молодая команда с сильной идеей, точно попавшей в цель заказчика, может обойти агентство с двадцатилетней историей.
3. Площадка, кейтеринг, техника
Поиск площадки идёт от общего к частному. Сначала поисковик и агрегаторы, чтобы увидеть варианты. Потом сайт самой площадки и вид со спутника на картах: там видно парковку, соседнюю стройку, а линейкой можно измерить территорию. Затем звонок менеджеру: свободные даты, депозит, заедет ли автобус, можно ли привезти свой кейтеринг, какие есть столы. Попроси снять свежее видео зала и пути от ворот до входа — фото на сайтах устаревают.
Из 7–10 вариантов остаются 3–4, из них два фаворита, и только туда едешь на инспекцию. Проверяешь всё: гардероб, туалеты, мебель, включаешь технику, спрашиваешь, сколько официантов выйдет, — в идеале один на стол. Для банкета закладывают 2–3 квадратных метра на гостя: слишком пустой зал убивает атмосферу так же, как слишком тесный. Колонны — плохой знак: закрывают обзор сцены и дробят зал на отдельные компании. Банкет длится 5–6 часов, фуршет — 3–4: без своего места люди быстрее устают. Подробнее — в статье как выбрать площадку для мероприятия.
4. Смета
Смета — главный документ проекта: всё, что в ней написано, гость должен увидеть на площадке. Её удобно делить на разделы — площадка, проживание, программа, персонал, технический продакшн, кейтеринг, прочее. В каждой строке — наименование, подробный комментарий, количество, единица измерения, цена. Комментарий обязан совпадать с цифрами: если ведущий заложен на 5 часов, в описании не может стоять 7.
Новички чаще всего забывают доставку, монтаж и демонтаж у декораторов, питание и воду для команды и артистов, собственные поездки на площадку. Риски лучше предусмотреть заранее, чем потом приходить к клиенту за доплатой. И проверяй формулы: одна сломанная ячейка — и итоговая сумма уезжает.
Полезный приём — смета-конструктор. Если предлагаешь клиенту на выбор две площадки или два варианта шоу, внеси оба, но в количество одного поставь ноль. Клиент сам меняет ноль на единицу, формула пересчитывает итог, и не нужно гонять десять версий документа.
Подрядчики, презентация, сценарий и день мероприятия
5. Подрядчики
Найти фотографа — полдела. Работа менеджера — выяснить, насколько он адекватен, сможет ли приехать заранее, как будет выглядеть, сколько часов снимает, когда и в каком виде отдаст материал. Это и есть продукт ивент-менеджера — управление, а не список контактов. Со всеми подрядчиками заранее проговаривают время приезда, монтажа и чека: потом это ляжет в технический тайминг.
6. Презентация клиенту
Одни люди понимают на слух, другим нужно увидеть картинку. Поэтому идею не пересказывают, а показывают: визуальный стиль, референсы, план площадки. Пока у клиента в голове не сложилась та же картинка, что у тебя, концепции нет — есть риск обманутых ожиданий.
7. Тайминг, репетиции, сценарий
Когда программа согласована, собираются три документа:
- Тайминг — краткая схема «время — действие», которую утверждает клиент. В нём же отмечают, когда площадка закрыта на монтаж и когда выносят горячее: в этот момент гости должны сидеть за столами, а не танцевать.
- График чеков и репетиций — внутренний документ, чтобы все артисты успели проверить звук на одной сцене без хаоса за кулисами.
- Поминутный сценарий — тайминг, на который нарастили подводки ведущих, ролики с точной длительностью, свет, звук, выход каждого артиста. Один документ для всей команды: пультовой, ведущих, менеджеров.
Сценарий начинается раньше, чем программа на сцене. Первый час — встреча гостей: лёгкий фуршет, бокал шампанского как аперитив, фотозоны, интерактивы, время осмотреться и пообщаться. За 10 минут до начала ведущие объявляют, что пора в зал, а на экране висит карта рассадки: на 300 гостей каждый должен быстро найти свой стол. И не забудь место под танцпол — к середине вечера оно понадобится.
Несколько правил из практики: вся важная информация — в первые 3–4 часа, дальше гости её уже не воспринимают; блоки на сцене по 30–40 минут чередуются с паузами; кавер-группа обычно работает три сета по 30 минут; подрядчиков зовут с запасом хотя бы в полчаса, а лучше в час.
8. День мероприятия
На крупном событии на 500 гостей команда проекта вместе с артистами доходит до сотни человек. Технический тайминг здесь — твоя опора: если клиент нервничает и спрашивает, почему фотографа ещё нет, ты открываешь документ и спокойно показываешь, что его время не пришло. Чем подробнее прописан сценарий, тем крепче спишь накануне.
Форс-мажоры при этом случаются даже в мелочах. На одном банкете именитый пианист приехал на чек и заявил, что банкетка для него низкая, хотя её уже выкрутили до упора. Решили на месте: подложили подушки. Гости ничего не заметили — и это лучшая оценка работы организатора.
Порядок важен: без брифа не будет цели, без цели — идеи, без идеи — сметы, без сметы — подрядчиков. Осваивать шаги лучше на реальном проекте, пусть небольшом. Где его взять, если опыта ноль, рассказано в статье как стать ивент-менеджером без опыта.