Кто заказывает мероприятия и зачем
Прежде чем решать, как стать организатором мероприятий, стоит понять, на кого ты будешь работать. Для заказчика мероприятие — не трата денег, а инструмент: им удерживают сотрудников, продают, строят репутацию. Кто это понимает, говорит с клиентом на одном языке. Клиентов организатора обычно делят на три группы.
Три типа клиентов
- Корпорации. Крупные федеральные компании: нефтянка, банки, ритейл, связь. Бюджет на события у них закладывается на год вперёд, но и люди там опытные: знают рынок и цены, работали с другими агентствами и хотят, чтобы каждый рубль отработал. Подрядчика часто выбирают через тендер.
- Малый и средний бизнес. Руководителям некогда разбираться в ведущих и подрядчиках, им нужно закрыть задачу. Выбирают по балансу цены и качества, бюджеты бывают любые.
- Частные клиенты. Для них событие — про статус и вау-эффект. Любят показать, что всё видели, но готовы хорошо платить за идею, которая по-настоящему цепляет. Эмоциональны: бывает, что за три дня до праздника человек передумывает и всё отменяет.
В компаниях общаться придётся с HR, отделами внутренних и внешних коммуникаций, маркетологами, пиарщиками, иногда с офис-менеджером. В бизнесе и у частных заказчиков — с владельцами или их личными помощниками. Разница важна: корпоративный заказчик считает эффект и смету, частный покупает эмоцию. Продавать им одно и то же одними словами не получится.
Какие бывают форматы
Внутренние события работают на сотрудников и корпоративную культуру: корпоративы, спортивные и семейные праздники, выезды, стратегические сессии, профессиональные праздники, конкурсы профмастерства. Внешние — на рынок и клиентов: выставки, форумы, конференции, презентации продуктов, роуд-шоу, открытия, старты продаж. У крупной компании сетка таких событий часто расписана на весь год.
Масштабы тоже бывают любыми: закрытый VIP-ужин на несколько десятков гостей, банкет на 300 человек к юбилею компании, трёхдневная спартакиада с участниками из 11 городов и онлайн-трансляцией для тех, кто остался дома, конкурс профмастерства водителей на парковке у стадиона, городской праздник для 10 000 зрителей на центральной площади. Иногда площадки просто нет: пустой ангар или чистое поле, куда привозят всё — от генераторов и шатров до сцены и туалетов.
Агентство «Авентура» в первые пару лет бралось за всё — от розыгрышей до свадеб и детских праздников, — а потом сосредоточилось на корпоративном сегменте: у компании у события всегда есть понятная цель. Тебе не обязательно выбирать нишу сразу, но разницу понимать полезно.
Четыре правила общения с любым клиентом
- Быстро показать экспертность: заявку обрабатывают сразу, скорость решает.
- Выявить три цели — компании, руководителя и человека, который к тебе обратился.
- Как можно раньше выйти на того, кто принимает решение.
- Помнить, что люди покупают у людей, будь перед тобой частный заказчик или директор корпорации.
Роли в индустрии: агентство, фриланс, сторона клиента
Менеджер в агентстве
Классика и самый быстрый путь к разнообразному опыту. В агентстве можно вырасти в узкой зоне — логистике, шоу-программе, технике, застройке — или вести проекты целиком. Обычно за 2–3 года человек становится профессионалом, которому не нужна подстраховка. Многие сотрудники «Авентуры», проработав 3–5 лет, уходили во фриланс, на сторону клиента или открывали своё агентство.
Плюсы: команда и наставники, минимальный оклад плюс оплата за проекты, коллеги подхватят, если заболел. В «Авентуре», например, по итогам проекта оценивают вклад каждого участника подготовки, а не только тех, кто вышел в день события. Минусы: высокий темп, десятки задач в день, работа на чужой бизнес. Зато рабочая неделя обычно с понедельника по пятницу — если нет проекта на выходных.
В крупных агентствах можно со временем выбрать свою специализацию: спартакиады, тимбилдинги, конференции, протокольные события. Задачи, которые тебе совсем не близки, в адекватном агентстве обычно не навязывают — здесь работают, потому что интересно.
На стороне клиента
Менеджер по внутренним коммуникациям, персоналу или мероприятиям в корпорации. Один работодатель, глубокое знание продукта и аудитории, стабильная белая зарплата и соцпакет. Обратная сторона — меньше разнообразия (Новый год, профессиональный праздник, пара стратегических сессий в год), бюрократия, долгие согласования и тендеры, где подрядчиков пытаются сравнивать только по цене.
Здесь нужен свой навык: выбрать агентство, которое и по качеству устроит, и тендерную процедуру пройдёт. Кто-то не выдерживает бюрократии и уходит в агентство, несмотря на стабильность. Кому-то, наоборот, спокойный ритм и понятный круг задач подходят идеально.
Фрилансер
Работать можно хоть из поезда, хоть с острова — при должной самоорганизации это реально. Но гарантированного дохода нет, клиентов и агентства-партнёры надо искать постоянно, работу — оформлять через самозанятость или ИП. Без команды проекты поначалу меньше: на крупные бюджеты в одиночку выходят через годы стабильного опыта.
Фрилансеры тоже бывают разные: одни работают в связке с конкретным агентством или компанией, другие берут проекты у всех подряд — сегодня у одного агентства, завтра напрямую у клиента. Во втором случае свобода больше, но и держать связь с заказчиками приходится постоянно.
Партнёр агентства и свои проекты
Отдельная роль — коммуникатор: знакомишься с людьми, находишь компании с задачей и бюджетом, передаёшь проект агентству и получаешь партнёрское вознаграждение. Подходит тем, кто любит новые знакомства, — большинство людей продавать не любит. Ещё один путь — стать заказчиком самому себе: придумать фестиваль, интеллектуальный клуб, спортивный забег и найти под него спонсоров.
Эта роль требует понимать, как устроено мероприятие изнутри: форматы, клиенты, из чего складывается бюджет. Иначе разговор с заказчиком закончится на первом уточняющем вопросе.
Вершина — своё агентство, но начинать с него не стоит: на старте это хаос без рук, денег и сна.
Какой путь выбрать и как в нём стартовать
Правильного ответа нет. Честно ответь себе на три вопроса:
- Команда или в одиночку? В офисе задача, которая дома занимает два дня, решается за два часа, — растёшь быстрее.
- Стабильный доход сейчас или, возможно, больший, но позже?
- Что хочешь делать: работать руками на проекте, продавать или управлять командой?
Пробовать можно по очереди: многие сначала работают в агентстве, потом уходят на сторону клиента или во фриланс, и только так понимают, что им ближе. Это нормальный путь, а не метания. Если сомневаешься, начни с агентства. Это самая надёжная база, после которой открыты все дороги.
Как стартовать в каждой роли
- Агентство. Выбирай по портфолио: какие проекты, какой масштаб, делают ли их с душой. Откликайся на вакансию и обязательно приходи на собеседование — многие отсеиваются уже на этом. Там оценят не резюме, а инициативность и умение предлагать решения. Удалёнка обычно появляется, когда ты уже показал себя в офисе.
- Сторона клиента. Иди в крупную компанию, где тысячи сотрудников и есть бюджет на события: без бюджета можно многое, с бюджетом — всё. Опыт агентства или фриланса здесь сильно помогает.
- Фриланс. Первых клиентов ищи в своём окружении, начинай с небольших событий и сразу договаривайся о предоплате. Как найти первый проект и собрать портфолио, разобрано в статье как стать ивент-менеджером без опыта.
- Партнёрство. Начни с тех, кого уже знаешь: бывшие коллеги, знакомые HR и маркетологи. Потом ходи туда, где бывают будущие заказчики: HR-выставки, маркетинговые конференции, деловые встречи. Разберись в форматах и устройстве мероприятий, чтобы говорить с клиентом на одном языке.
Чем придётся платить в любой роли
Ивент накладывает отпечаток на всю жизнь. Ноутбук почти всегда с собой, а в отпуск уезжают туда, где есть связь, и стараются не пересекаться с крупными проектами. Надолго забыть о работе сложно в любой роли — и в агентстве, и во фрилансе, и на стороне клиента, где накануне события тоже приходится быть на связи с подрядчиками и площадкой. Если такой ритм пугает, лучше понять это до старта. Если радует — ты по адресу.
Какую роль ни выбери, набор навыков один: бриф, концепция, площадка, смета, подрядчики, сценарий. В каком порядке их осваивать, читай в разборе как стать ивент-менеджером с нуля. И помни: ответственность в этой профессии — не груз, а свобода. Чем больше берёшь на себя, тем больше своих идей воплощаешь.